بشر یک موجود اجتماعی است که از ابتدای آفرینش در پی اجتماعی زندگی کردن بوده است. برقراری روابط انسانی که در دنیای امروز تحت عنوان روابط عمومی شناخته می‌شود، یک ضرورت بوده و از نیاز‌های اولیه زندگی اجتماعی به شمار می‌رود. روابط عمومی در یک سازمان پل ارتباطی بین سازمان و مخاطب محسوب می‌شود و به عبارتی نقش واسطه‌ای میان مدیریت سازمان و مردم دارد. روابط عمومی با توجه به عملکرد خود و مسئولیت‌هایی که دارد، از یک طرف با محیط درون سازمانی و از طرف دیگر با محیط بیرونی آن دارای ارتباط دو طرفه است.
بنابراین حضور روابط عمومی افزایش سرعت و هماهنگی انجام امور در سازمان را به دنبال دارد و مانع از ایجاد نارضایتی‌ها می‌شود. وجود این ارتباط، محیط‌های ناامن را به محیط‌های امن و ناپایداری‌ها و بی‌نظمی‌ها را به پایداری و نظم تبدیل می‌کند. در این مقاله قصد داریم به بررسی اهمیت روابط عمومی در سازمان‌ها بپردازیم که شامل نقش، ارزش‌ها و اهداف وجود روابط عمومی در یک سازمان می‌شود. نقش اطلاعات در روابط عمومی و مراحل عملیات این تشکیلات، تأثیرات تفکرات عمومی که نیازمند تحلیل حرفه‌ای توسط کارکنان روابط عمومی است نیز از دیگر مواردی است مورد بررسی قرار داده‌ایم.
روابط عمومیِ یک سازمان، در واقع بهره‌مندی ابزار‌های ارتباطی در جهت برقراری ارتباط بهتر و پویاتر با مخاطب است که به تحقق اهداف سازمان کمک می‌کند. مسئولین روابط عمومی باید شاخصه‌هایی داشته باشند که بتوانند تأثیرات حضور این تشکیلات در سازمان را تضمین کنند. این افراد باید دارای مهارت‌های ارتباطی بالایی برخوردار بوده و از قدرت برنامه‌ریزی، تحلیل، اعتماد به نفس و قضاوت بالایی برخوردار باشند. کارکنان روابط عمومی باید بتوانند در شرایط سخت و بحرانی تصمیمات درست اتخاذ کنند و با رسانه‌های گروهی تعمل سازگاری داشته باشند. استفاده از تکنولوژی‌های به روز ارتباطی، از مهم‌ترین الزامات روابط عمومی است.
روابط عمومی به دو دلیل به اطلاعات وابسته هستند و با تحت نظارت داشتن اطلاعات مختلف، اهداف خود را پیش می‌برند. آن دو دلیل به شرح زیر هستند:
روابط عمومی، برای انجام مسئولیت‌های خود به اطلاعات نیاز دارند
مسئولین روابط عمومی سازمان‌ها وظیفه هماهنگی بین اجزای درون سازمانی و برقراری ارتباط هدفمند با مخاطبین سازمان را بر عهده دارند که برای انجام این مسئولیت نیازمند جمع‌آوری اطلاعات مهم و جامع از راه‌های مختلف هستند.
روابط عمومی، خود منبع اطلاعات برای مدیران سازمان هستند
سنجش روابط عمومی، با کسب اطلاعات مهم از طریق تحقیق و تحلیل مشاهدات و بازتاب‌ها از سوی مخاطب، مدیران سازمان را از آن‌ها مطلع کرده و به پیشبرد اهداف سازمان کمک مهمی می‌کنند. این کارشناسان، افکار مساعد و نامساعد گروه‌های مخاطب را تجزیه و تحلیل کرده و به مسئولین درون سازمانی منتقل می‌کنند تا بهترین اقدامات برای برقراری رابطه مطلوب و ایجاد زمینه تفاهم، انجام شود.
اطلاعات موجود در روابط عمومی سازمان‌ها از راه‌های مختلفی به دست می‌آید. برای مثال، بخش‌هایی از آن از طریق تحقیقات و بخش‌هایی هم از طریق مشاهده و درگیر شدن در روند‌های مدیریتی تأمین می‌شود. وظیفه جمع‌آوری این اطلاعات برعهده سنجش روابط عمومی است.
تأکید بر ضرورت وجود روابط عمومی در سازمان‌ها، میزان اهمیت نقش آن در تشکیلات سازمانی را نشان می‌دهد. در این بخش تعدادی از نقش‌هایی که روابط عمومی در سازمان‌ها و نهاد‌های مختلف ایفا می‌کند و تأثیرات مثبت حضور آن را بیان می‌کنیم. اهمیت روابط عمومی در سازمان‌ها طبق نقشی که ایفا می‌کنند عبارت هستند از:
روابط عمومی که سازماندهی بین ارتباطات دو سویه انسانی و حمایت از اقدامات سازمان‌ها و مخاطب به شمار می‌رود، دارای سه ارزش اصلی است.
این سه ارزش عبارت هستند از:
ارزش فنی
یکی از ابعاد ارزشمند روابط عمومی، برخورداری از قابلیت‌هایی مانند فن نوشتن ارتباطات سازمان، تحلیل مخاطبان سازمان، ایجاد منشورات و… است. پاسخگویی‌های نگارشی، نامه‌نویسی‌ها، ارتباط‌های مجازی، دعوت نامه‌ها و نگارش درخواست‌های مرتبط با اهداف سازمان از جمله این ارزش‌ها است.
ارزش حمایتی
روابط عمومی یک سازمان، کاملاً وفادار به سازمان و مخاطب بوده و از فعالیت‌های آن‌ها پشتیبانی می‌کند. از دیدگاه‌های سازمان و مخاطب حمایت می‌کند و در ایجاد تفاهم و رضایت هر دو طرف تلاش می‌کند.
ارزش دوسویه
تکیه به روابط دوسویه یکی از دلایل اهمیت روابط عمومی در سازمان‌ها است. چرا که برقراری ارتباط دو طرفه با مخاطب یکی از مهم‌ترین اهداف و اصول هر نهاد و سازمانی به شمار می‌رود. به عبارتی ارتباطات مطلوب بین سازمان و جامعه یک اصل مهم است. ،
برقراری ارتباط دوطرفه جهت پاسخگویی به مشکلات درون سازمانی و مشکلات مخاطب و رفع آن، دریافت پیشنهادات و انتقادات و اطلاع آن به مدیر سازمان، اطلاع‌یابی‌ها و اطلاع‌رسانی و همچنین تأثیرپذیری‌ها و تأثیرگذاری‌های سازمان بر جامعه از جمله ارزش‌های دوسویه روابط عمومی است.
همانطور که گفتیم هر سازمانی به حضور روابط عمومی احتیاج دارد تا آنچه که به لحاظ ارتباطی در محیط داخل و خارج سازمان نیاز است محقق شود. به عبارتی ایجاد روابط عمومی در سازمان در جهت تحقق اهداف مهمی است که به توفیق هرچه بهتر سازمان کمک می‌کند. بعضی از این اهداف عبارت هستند از:
شناخت افکار عمومی و تحلیل آن، یکی از مهم‌ترین اقدامات روابط عمومی هر سازمان به شمار می‌رود و تأثیرات مهمی در روند اقدامات این تشکیلات می‌گذارد. این امر نیازمند تخصص بوده و مستلزم شناخت تکنیک‌های مرتبط با روابط انسانی است. دسترسی به تفکرات جمعی، راه‌های شناخت و چگونگی بهره‌مندی از آن، از نکات مهم وظایف روابط عمومی سازمان‌های مختلف است که به صورت حرفه‌ای انجام شده و منجر به توفیق سازمان می‌شود.
در مطالب فوق در رابطه با اهمیت روابط عمومی در سازمان‌ها توضیح دادیم و از نقش‌ها و وظایف این تشکیلات و هدف از ایجاد آن گفتیم. ایجاد روابط عمومی در هر سازمانی بسیار ضروری است و باعث نظم بخشیدن به امور و افزایش سرعت انجام کار‌ها طبق رضایت همگانی پیرامون ارتباط جامعه و سازمان می‌شود. ایجاد روابط عمومی در سازمان‌ها نیازمند مهارت‌های ارتباطی و شناخت برخی تکنیک‌های تحلیلی و ارتباطی بوده که حضور آن در هر سازمانی باعث ایجاد روابط مطلوب و مساعد بین آن سازمان مخاطب می‌شود.
